Claves para la creación de un sistema de whistleblowing

Concepto de Whistleblowing

Los sistemas de denuncia interna en las empresas ó whistleblowing consisten en la creación de un sistema de denuncias sobre el incumplimiento, por parte de empleados de una empresa, tanto de normas internas, como de la normativa que rige su actividad. 

No es una práctica muy extendida en España, pero cada vez más empresas la están poniendo en marcha, especialmente las empresas cotizadas en bolsa. La posibilidad de establecer un sistema de denuncias anónimas en la empresa es una práctica habitual en países de nuestro entorno, auspiciada por normativa legal como la Ley Sarbanes - Oxley de EEUU, que exige a las sociedades estadounidenses que cotizan en bolsa y a sus filiales ubicadas en la Unión Europea, así como las sociedades no estadounidenses, que coticen en alguno de los mercados de valores Estados Unidos, que establezcan, en su comité de auditoría, "procedimientos para la recepción, retención y tratamiento de quejas recibidas por el causante en relación con la contabilidad, controles contables internos o cuestiones de auditoría; y la presentación confidencial y anónima por parte de los empleados de la persona causante de preocupación en relación con cuestiones contables o de auditoría cuestionables". 

Estos sistemas también afectan a aquellas filiales españolas de multinacionales con sede central en un país cuya legislación permita o ampare estos sistemas y lo pretendan establecer como procedimiento de control interno dentro de su política de Compliance.

Existen dos sistemas de realizar las denuncias internas. Por un lado, un sistema que permita a todos los empleados ser denunciantes y denunciados, o bien un sistema que otorgue a una persona en concreto la responsabilidad de denunciar aquellas acciones que considere que pueden perjudicar a la empresa, empleados o cliente final. Este último sistema está muy extendido en Norteamérica.

Principios del sistema.

- Conocimiento previo: Los empleados deberán conocer al inicio de su relación laboral de la existencia del sistema de denuncias, así como su funcionamiento y las garantías de los mismos. La empresa podrá establecer un sistema de denuncias presenciales, de forma telefónica o por correo electrónico o externalizar este servicio.

- Buena fe: Que debe imperar en el establecimiento de dichos canales, a fin de evitar denuncias falsas o ánimos espurios.

- Universal: Dado que todos los empleados pueden ser parte en el proceso como denunciantes o como denunciados.

Legitimación de los sistemas de denuncias

- La habilitación de un sistema de denuncias solo podrá estar legitimado en estos supuestos:

- Cuando se refiera a la ejecución de un contrato o precontrato de una relación de negocios, laboral o administrativa.

- Cuando la cesión está autorizada por una ley en cumplimiento de una obligación jurídica.

- Cuando sea necesario para la satisfacción del interés legítimo.

Protección de los trabajadores
El denunciante deberá quedar protegido, estableciendo los correspondientes mecanismos, frente a medidas disciplinarias o discriminatorias adoptadas por la empresa u organización en respuesta a su denuncia.

Además de una protección específica para el denunciante como ya hemos visto, es   necesaria también la protección del empleador/empleado denunciado habida cuenta del riesgo grave de estigmatización y persecución de esa persona en la organización a la que pertenece.

Por otro lado, la confidencialidad de las denuncias es un requerimiento básico para el cumplimiento de la obligación prevista por la Directiva 95/46/CE.

Aunque en España la AEDP en su informe 128/2007 niega taxativamente la posibilidad de admitir denuncias anónimas, la Directiva 95/46/EC reconoce que en estos casos y ante la realidad de este tipo de denuncias es admisible la aceptación de denuncias anónimas de forma excepcional.

a) Respecto al contenido de la denuncia, es importante que en ella conste:
1º) Identificación del denunciante, garantizándose su confidencialidad, tal y como establece a AEPD

2º) Identificación del denunciado.

3º) Descripción pormenorizada de los hechos que considera ilícitos, haciendo constar fecha de su comisión y cualquier otro dato relevante, así como la aportación de documentos si los hubiere.

Postura de la AEPD

La postura de la AEPD acerca de qué controles de la empresa serán adecuados queda clara en su Informe 2007-0128 en el que estipula una serie de requisitos mínimos para garantizar la salvaguarda de los derechos de los afectados. Así, es necesario que:

1. Los empleados hayan sido previamente informados de la existencia de un sistema de denuncias, por lo que este sistema se encuentre ya incorporado normalmente a la relación contractual.

2. El sistema de denuncias se limite a aquellas relacionadas con acciones que tengan efectiva implicación en la relación laboral. La mayoría de estas denuncias serán relativas a actividades ilegales o inmorales, aprovechamiento de la institución para lucro personal, gastos injustificados o excesivos, etc.

3. El denunciante quede identificado. En pro de la exactitud e integridad de la denuncia, no se debe dar trámite a denuncias anónimas. Al quedar identificado el denunciante, se podrán tomar medidas disciplinarias cuando se den casos de denuncias falsas o malintencionadas.

FUENTE:  LEGAL TODAY